Si bien los datos duplicados pueden no impactar de inmediato la calidad de su experiencia de cliente, los efectos a largo plazo pueden ser desastrosos. Si realmente está comprometido a maximizar la eficiencia de ventas, eliminar datos duplicados es innegociable. Los datos deficientes pueden erosionar rápidamente su reputación de marca, lo que lleva a una experiencia de cliente negativa – lo que, a su vez, puede devastar el ROI que pasó meses o incluso AÑOS cultivando.

Nunca subestime el impacto que un simple error de datos puede tener en el implacable mundo de ventas salientes.

¿La solución? CRM Deduplicación.

En este artículo, exploramos la deduplicación de CRM, incluyendo su definición, causas comunes, beneficios, y estrategias efectivas para prevenir datos duplicados.

📚 ¿Qué es la Deduplicación de CRM?

Como sugiere el nombre, la deduplicación de CRM es el proceso de identificar y eliminar registros duplicados dentro de un sistema CRM para mejorar la precisión de los datos, la toma de decisiones, y la eficiencia general del negocio.

Sin embargo, antes de que podamos comprender plenamente los beneficios de la deduplicación de CRM, es esencial entender las técnicas primarias utilizadas en la deduplicación de datos.

Técnicas Primarias Utilizadas para la Deduplicación de Datos de CRM

Existen tres técnicas primarias utilizadas para la deduplicación de datos de CRM:

• Deduplicación Automatizada - Este proceso minimiza la intervención manual al ejecutarse en segundo plano en su CRM. Funciona detectando y fusionando automáticamente registros duplicados basándose en reglas y criterios predefinidos. 

• Deduplicación Preventiva - Esta técnica actúa como un guardián para sus datos, aplicando un conjunto de reglas y condiciones durante la entrada de datos. Puede alertar a los usuarios sobre posibles duplicados o prevenir entradas duplicadas por completo, asegurando la integridad de los datos desde el principio.

• Deduplicación Bajo Demanda - A diferencia de los otros métodos, la deduplicación bajo demanda – también conocida como deduplicación manual – solo se realiza cuando se cumplen condiciones específicas. Por ejemplo, se utiliza típicamente después de fusionar bases de datos o importar datos antiguos sin filtrar que pueden contener duplicados.

¿Curioso por saber cómo Breakcold maneja la deduplicación de datos? Te daré una pequeña pista, utilizamos una combinación de deduplicación automatizada y bajo demanda.

Diferencia Entre Deduplicación Y Limpieza de Datos

Si aún no lo has adivinado, la deduplicación y la limpieza de datos realizan tareas similares pero producen resultados muy diferentes.

• La limpieza de datos implica identificar y eliminar imprecisiones, inconsistencias y errores en conjuntos de datos completos, asegurando que sus datos sean precisos y fiables.

• La deduplicación, por otro lado, se centra únicamente en eliminar registros idénticos dentro de sus bases de datos.

Si bien la distinción puede parecer sutil, comprender la diferencia entre estos dos procesos puede impactar significativamente su negocio, mejorando la calidad de los datos y la toma de decisiones.

📈 Beneficios de Duplicar Datos de CRM

Antes de sumergirnos en los posibles desafíos, enfoquémonos en el impacto positivo de deduplicar sus datos de CRM. Así es como puede transformar su negocio:

• Mejora de la precisión de los datos - Datos limpios = datos fiables. Así de simple. Con datos precisos y deduplicados, su equipo puede confiar en la información con la que están trabajando, minimizando errores y inconsistencias.

• Mejora de las relaciones con los clientes - Cuanto más fiables sean los datos, más consistentes y personalizadas se vuelven sus interacciones con prospectos. Con el tiempo, esto le ayuda a forjar conexiones más fuertes y significativas con su audiencia.

• Reducción de costos e incremento de la eficiencia operativa - Los datos redundantes obstruyen las operaciones diarias. Ya sea corrigiendo duplicados o clasificando registros idénticos, cada una de estas tareas que consumen tiempo distrajo a su equipo de actividades de mayor valor.

• Mejora de las campañas de marketing - Un marketing efectivo depende de una segmentación precisa. Los datos deficientes distorsionan sus demografías objetivo, reduciendo el impacto general de sus campañas y el ROI que generan.

• Mejor Toma de Decisiones - Las decisiones comerciales informadas dependen de datos fiables. Sin una base de datos sólida, su equipo carece de las ideas necesarias para tomar decisiones estratégicas y basadas en datos.

Si bien los beneficios son claros, la gestión efectiva de datos requiere un plan sólido. 

⛓️‍💥 Causas Comunes de Datos Duplicados

Ahora hemos llegado al meollo del asunto, ¿qué causa la duplicación de datos, especialmente en sus CRM?

• Errores de Entrada de Datos Manuales - Es una historia tan antigua como el tiempo – errar es humano, y lo mismo aplica a la entrada de datos. Algo tan simple como un error tipográfico o un formato inconsistente puede resultar fácilmente en registros duplicados.

• Poor System Integration - Cuando los sistemas no están correctamente integrados y sincronizados, los mismos datos pueden ser ingresados en múltiples plataformas sin reconocerlo como un duplicado.

• Gobernanza de Datos Mínima - Sin prácticas claras de gestión de datos, las empresas corren el riesgo de almacenamiento y actualizaciones de datos inconsistentes. Esto puede llevar a entradas múltiples para la misma entidad, especialmente cuando diferentes equipos o sistemas manejan datos de maneras variadas.

• Fusión de Plataformas de Datos - Similar a una mala integración, fusionar fuentes de datos puede, sin querer, crear duplicados si no se gestiona cuidadosamente. Asegurar un mapeo de datos y validación consistentes es clave para prevenir esto.

🛡️ Mejores Prácticas y Prevención de Deduplicación

Establecer un Programa de Limpieza de Datos

Desafortunadamente, la limpieza de primavera no debería limitarse a su hogar. Los buenos datos son datos limpios, y al igual que el polvo y el desorden se acumulan con el tiempo, la calidad de los datos puede degradarse si se descuida. Por eso es esencial programar auditorías de datos y limpieza regularmente.

Ya sea anualmente, trimestralmente o incluso quincenalmente, cuanto más a menudo limpie su base de datos, más consistente y confiable permanecerán los datos de sus clientes.

Herramientas y Reglas de Deduplicación Automatizadas

Vivimos en una época en la que hay una herramienta para casi cada necesidad empresarial – y la deduplicación de datos no es una excepción. Sin embargo, la mejor inversión para su negocio es un CRM que incluya tanto enriquecimiento de leads como capacidades de deduplicación de datos, permitiéndole mantener datos limpios y precisos sin esfuerzo.

¡Ahí es donde Breakcold puede ayudar! Con una nueva característica de enriquecimiento de leads junto a un detector de datos duplicados, Breakcold puede cerrar cualquier brecha, o fusionar cualquier duplicado, en sus datos de leads para darle la tranquilidad de que los datos que está utilizando son sólidos y fiables.

Estandarizar Procesos de Recolección y Entrada de Datos

Uno de los mayores culpables detrás de la duplicación de datos son las prácticas de entrada de datos inconsistentes. Al implementar procesos estandarizados, puede prevenir registros duplicados antes de que se conviertan en un problema importante para su negocio.

Comience estableciendo directrices claras de gobernanza de datos y utilizando un sistema CRM con campos, formatos y verificaciones de duplicados predefinidos. De esta manera, puede asegurar consistencia y precisión desde el principio.

💭 Pensamientos Finales + Conclusiones

Los datos – buenos o malos – tienen el poder de influir en el éxito empresarial a todos los niveles. Si bien los datos duplicados pueden parecer insignificantes, pueden rápidamente convertirse en un problema mucho mayor con el tiempo. Los pequeños problemas tienen la forma de acumularse y socavar sus operaciones comerciales si se deja sin control.

Ahórrese el tiempo, los problemas y la pérdida de datos invirtiendo en una plataforma como Breakcold. Más allá de nuestras potentes capacidades de venta social – diseñadas para ayudarlo a atraer tantas pistas como pierde – nuestra función de deduplicación detecta automáticamente y le permite resolver datos duplicados a medida que surgen.

Si desea cerrar tratos en 2025 y más allá, necesita una herramienta como Breakcold a su lado.