Wie man eine E-Mail in Outlook plant?

Das Planen einer E-Mail in Outlook kann ein unglaublich nützliches Werkzeug sein, um Ihre Zeit zu verwalten und sicherzustellen, dass Ihre Kommunikationsmittel zu den geeignetsten Zeiten gesendet werden. Egal, ob Sie eine einzelne E-Mail oder eine Reihe von E-Mails planen möchten, Outlook bietet eine Vielzahl von Optionen, um Ihnen zu helfen, Ihre E-Mail-Kommunikation effektiv zu verwalten.

Verständnis der E-Mail-Planung

Die E-Mail-Planung ist eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht, eine E-Mail zu verfassen und sie dann zu einem späteren Datum und zu einer späteren Uhrzeit zu senden. Dies kann besonders nützlich sein, um E-Mails an Empfänger in verschiedenen Zeitzonen zu senden, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails während der Geschäftszeiten gesendet werden, oder einfach, um Ihre Arbeitslast effektiver zu verwalten.

Die Planungsfunktion ist in den meisten E-Mail-Clients verfügbar, einschließlich Outlook. In Outlook können Sie eine E-Mail zu einem beliebigen Zeitpunkt in der Zukunft planen, von wenigen Minuten bis zu mehreren Monaten in der Zukunft.

Vorteile der E-Mail-Planung

Es gibt mehrere Vorteile, wenn Sie Ihre E-Mails planen. Erstens ermöglicht es Ihnen, Ihre E-Mails zu schreiben, wann es für Sie am bequemsten ist, und sie dann zu der für den Empfänger am geeignetsten Zeit zu senden. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie mit Personen in verschiedenen Zeitzonen kommunizieren.

Zweitens kann die Planung Ihrer E-Mails Ihnen helfen, Ihre Arbeitslast effektiver zu verwalten. Durch die Planung Ihrer E-Mails können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre E-Mails nicht ständig überprüfen und sich auf andere Aufgaben konzentrieren können.

Beschränkungen der E-Mail-Planung

Obwohl die E-Mail-Planung ein nützliches Werkzeug sein kann, gibt es auch einige Einschränkungen, die Sie beachten sollten. Zum Beispiel kann es schwierig sein, Änderungen an einer E-Mail vorzunehmen, nachdem sie geplant wurde. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Gerät zu dem Zeitpunkt, an dem die E-Mail gesendet werden soll, mit dem Internet verbunden ist.

Trotz dieser Einschränkungen überwiegen die Vorteile der E-Mail-Planung oft die Nachteile, was sie zu einem wertvollen Werkzeug zur Verwaltung Ihrer E-Mail-Kommunikation macht.

Wie man eine E-Mail in Outlook plant

Das Planen einer E-Mail in Outlook ist ein unkomplizierter Prozess. Im Folgenden erklären wir die Schritte zum Planen einer E-Mail in Outlook.

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version von Outlook auf Ihrem Gerät installiert haben. Wenn Sie eine ältere Version von Outlook verwenden, haben Sie möglicherweise keinen Zugriff auf die E-Mail-Planungsfunktion.

Schritt 1: Verfassen Sie Ihre E-Mail

Beginnen Sie damit, Ihre E-Mail wie gewohnt zu verfasst. Dazu gehört das Hinzufügen der E-Mail-Adresse des Empfängers, der Betreffzeile und des Inhalts der E-Mail. Sie können auch Anhänge hinzufügen, falls erforderlich.

Sobald Sie Ihre E-Mail verfasst haben, klicken Sie nicht auf die Schaltfläche "Senden". Suchen Sie stattdessen nach der Registerkarte "Optionen" in der Symbolleiste oben auf dem Bildschirm.

Schritt 2: Greifen Sie auf die Option "Verspätete Zustellung" zu

Unter der Registerkarte "Optionen" sehen Sie eine Vielzahl von Einstellungen für Ihre E-Mail. Suchen Sie die Gruppe "Weitere Optionen" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Verspätete Zustellung".

Dies öffnet ein neues Fenster mit verschiedenen Optionen für die Verzögerung der Zustellung Ihrer E-Mail.

Schritt 3: Datum und Uhrzeit der Zustellung festlegen

Im Fenster "Verspätete Zustellung" suchen Sie nach der Option "Nicht vorher liefern". Hier können Sie das Datum und die Uhrzeit festlegen, zu der Sie möchten, dass Ihre E-Mail gesendet wird.

Nachdem Sie das Zustelldatum und die Uhrzeit festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Schließen", um das Fenster "Verspätete Zustellung" zu schließen.

Schritt 4: Senden Sie Ihre E-Mail

Nachdem Sie das Zustelldatum und die Uhrzeit festgelegt haben, können Sie jetzt Ihre E-Mail senden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden", wie Sie es normalerweise tun würden.

Ihre E-Mail wird jetzt im Ordner "Ausgang" gespeichert, bis zur geplanten Zustellzeit. Zur geplanten Zeit wird Outlook Ihre E-Mail automatisch senden.

Zusätzliche Tipps zum Planen von E-Mails in Outlook

Obwohl das Planen von E-Mails in Outlook ein unkomplizierter Prozess ist, gibt es einige zusätzliche Tipps, die Ihnen helfen können, das Beste aus dieser Funktion herauszuholen.

Erstens ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Ihr Gerät zum geplanten Zustellzeitpunkt mit dem Internet verbunden sein muss. Wenn Ihr Gerät nicht mit dem Internet verbunden ist, kann Outlook Ihre E-Mail nicht senden.

Bearbeiten oder Stornieren einer geplanten E-Mail

Wenn Sie eine geplante E-Mail bearbeiten oder stornieren müssen, können Sie dies tun, indem Sie zum Ordner "Ausgang" gehen. Hier finden Sie alle Ihre geplanten E-Mails. Um eine E-Mail zu bearbeiten, öffnen Sie sie einfach, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie dann erneut auf die Schaltfläche "Senden". Um eine E-Mail zu stornieren, öffnen Sie sie und klicken dann auf die Schaltfläche "Löschen".

Denken Sie daran, dass eine E-Mail nicht bearbeitet oder storniert werden kann, sobald sie gesendet wurde. Daher ist es wichtig, Ihre E-Mails vor dem Planen doppelt zu überprüfen.

Verwendung der E-Mail-Planung für wiederkehrende E-Mails

Wenn Sie regelmäßig dieselbe E-Mail zur gleichen Zeit senden, können Sie die Funktion der E-Mail-Planung nutzen, um diesen Prozess zu automatisieren. Befolgen Sie dazu einfach die obigen Schritte, um Ihre E-Mail zu planen. Aktivieren Sie dann im Fenster "Verspätete Zustellung" das Kontrollkästchen "Wiederholen". Hier können Sie die Häufigkeit, die Dauer und das Enddatum für Ihre wiederkehrende E-Mail festlegen.

Mit der Verwendung der E-Mail-Planungsfunktion in Outlook können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation effektiver verwalten und sicherstellen, dass Ihre E-Mails zu den geeignetsten Zeiten gesendet werden.