Wie man eine E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt sendet?

Im digitalen Zeitalter ist die E-Mail zu einem unverzichtbaren Kommunikationsmittel geworden. Ob für persönliche oder berufliche Zwecke, die Fähigkeit, eine E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt zu senden, kann äußerst nützlich sein. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, eine E-Mail zu verfassen und sie zu einem späteren Zeitpunkt oder Datum zu planen. Dies kann besonders vorteilhaft sein, um Zeitzonen zu verwalten, rechtzeitige Antworten sicherzustellen und Ihren Arbeitsablauf zu organisieren. In diesem umfassenden Leitfaden werden wir die verschiedenen Methoden und Plattformen erkunden, die es Ihnen ermöglichen, Ihre E-Mails zu planen.

E-Mail-Planung verstehen

Die E-Mail-Planung ist eine Funktion, die von vielen E-Mail-Clients und Drittanbieteranwendungen bereitgestellt wird. Sie ermöglicht es den Benutzern, eine E-Mail zu schreiben und dann ein bestimmtes Datum und eine Uhrzeit für den Versand der E-Mail festzulegen. Diese Funktion kann für diejenigen, die über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten oder einen vollen Terminkalender haben, der es ihnen nicht erlaubt, E-Mails zur gewünschten Zeit zu senden, ein Lebensretter sein.

Darüber hinaus kann die E-Mail-Planung auch als Werkzeug für ein besseres Zeitmanagement verwendet werden. Beispielsweise können Sie alle Ihre E-Mails zu Beginn des Tages entwerfen und planen, sodass Sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können, ohne ständig durch das Schreiben von E-Mails unterbrochen zu werden. Lassen Sie uns nun in die Einzelheiten eintauchen, wie man E-Mails auf verschiedenen Plattformen plant.

E-Mails in Gmail planen

Gmail, einer der beliebtesten E-Mail-Clients, bietet eine integrierte Funktion zum Planen von E-Mails. Diese Funktion ist sowohl in der Webversion als auch in der mobilen App von Gmail verfügbar.

Um eine E-Mail in Gmail zu planen, müssen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt verfassen. Sobald Ihre E-Mail fertig ist, klicken Sie anstelle des 'Senden'-Buttons auf den Dropdown-Pfeil daneben und wählen Sie 'Sendung planen'. Ein Feld erscheint, in dem Sie das Datum und die Uhrzeit für den Versand Ihrer E-Mail auswählen können. Nachdem Sie die gewünschte Zeit festgelegt haben, klicken Sie auf 'Sendung planen', um den Prozess abzuschließen.

Eine geplante E-Mail in Gmail bearbeiten oder stornieren

Wenn Sie Änderungen an Ihrer geplanten E-Mail vornehmen oder sie stornieren möchten, ermöglicht Ihnen Gmail dies. Auf der linken Seite Ihres Gmail-Posteingangs finden Sie 'Geplant' im Menü. Klicken Sie darauf, um alle Ihre geplanten E-Mails zu sehen. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie bearbeiten oder stornieren möchten, klicken Sie auf 'Senden stornieren', nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und planen Sie die E-Mail dann erneut.

E-Mails in Outlook planen

Outlook, ein weiterer weit verbreiteter E-Mail-Client, bietet ebenfalls eine Funktion zum Planen von E-Mails. Diese Funktion ist in der Webversion, der Desktop-App und der mobilen App von Outlook verfügbar.

Um eine E-Mail in Outlook zu planen, verfassen Sie Ihre E-Mail und gehen dann zum Tab 'Optionen' in der Symbolleiste. Klicken Sie auf 'Lieferung verzögern' und aktivieren Sie unter 'Lieferoptionen' das Kästchen für 'Nicht vor dem' zu liefern. Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, wann Sie die E-Mail senden möchten, und klicken Sie auf 'Schließen'. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf 'Senden'. Die E-Mail bleibt in Ihrem Postausgang und wird zur geplanten Zeit gesendet.

Eine geplante E-Mail in Outlook bearbeiten oder stornieren

Outlook ermöglicht es Ihnen auch, Ihre geplanten E-Mails zu bearbeiten oder zu stornieren. Um dies zu tun, gehen Sie zu Ihrem Postausgang und öffnen Sie die E-Mail, die Sie bearbeiten oder stornieren möchten. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor oder gehen Sie zu 'Optionen' > 'Lieferung verzögern' und deaktivieren Sie das Kästchen 'Nicht vor dem' zu liefern, um die Planung zu stornieren. Klicken Sie erneut auf 'Senden', um die E-Mail neu zu planen oder sofort zu senden.

Drittanbieter-Tools zur E-Mail-Planung verwenden

Wenn Ihr E-Mail-Client die E-Mail-Planung nicht unterstützt oder wenn Sie erweiterte Funktionen wünschen, können Sie Drittanbieter-Tools verwenden. Diese Tools bieten oft mehr Flexibilität und zusätzliche Funktionen wie Tracking, Erinnerungen und Vorlagen.

Boomerang für Gmail und Outlook sowie Mailbutler für Apple Mail sind beliebte Drittanbieter-Tools zur E-Mail-Planung. Sie integrieren sich in Ihren E-Mail-Client und fügen einen Planungsbutton in Ihrem E-Mail-Kompositionsfenster hinzu. Der Prozess zum Planen von E-Mails mit diesen Tools ist ähnlich wie bei den integrierten Funktionen von Gmail und Outlook.

Überlegungen bei der Verwendung von Drittanbieter-Tools

Obwohl Drittanbieter-Tools mehr Funktionen und Flexibilität bieten können, gibt es einige Überlegungen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten. Diese Tools benötigen oft Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto, deshalb sollten Sie sicherstellen, dass sie vertrauenswürdig sind und über gute Sicherheitsmaßnahmen verfügen. Darüber hinaus können einige Funktionen ein kostenpflichtiges Abonnement erfordern.

Fazit

Die E-Mail-Planung ist ein leistungsfähiges Werkzeug, das Ihnen helfen kann, Ihre Zeit effektiver zu verwalten, rechtzeitige Kommunikation sicherzustellen und ein professionelles Image aufrechtzuerhalten. Ob Sie die integrierten Funktionen Ihres E-Mail-Clients nutzen oder sich für ein Drittanbieter-Tool entscheiden, die Fähigkeit, eine E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt zu senden, kann Ihre Produktivität und Effizienz in der Kommunikation erheblich steigern.