Wie man eine E-Mail an einen Professor sendet?
Die Kommunikation mit einem Professor per E-Mail kann für viele Studenten eine herausfordernde Aufgabe sein. Es ist eine formelle Kommunikationsform, die ein gewisses Maß an Etikette und Respekt erfordert. Dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, eine professionelle und respektvolle E-Mail an einen Professor zu verfassen.
Die Bedeutung von Professionalität verstehen
Bevor Sie sich mit den Einzelheiten des Schreibens einer E-Mail befassen, ist es wichtig zu verstehen, warum Professionalität wichtig ist. Wenn Sie sich in einer Universität oder Hochschule befinden, sind Sie nicht nur ein Student – Sie sind ein Erwachsener. Professoren erwarten, dass Sie in reifer und respektvoller Weise kommunizieren. Diese Fähigkeit wird Ihnen in Ihrer zukünftigen Karriere von Nutzen sein.
Darüber hinaus sind Professoren beschäftigte Personen. Sie haben mehrere Kurse zu unterrichten, Forschungen durchzuführen und Arbeiten zu bewerten. Eine gut formulierte, professionelle E-Mail zeigt, dass Sie ihre Zeit und Verantwortlichkeiten respektieren.
Vorbereitung auf das Schreiben der E-Mail
Bevor Sie mit dem Schreiben der E-Mail beginnen, sammeln Sie alle notwendigen Informationen. Dazu gehören die korrekte E-Mail-Adresse des Professors, die angemessene Anrede und ein klares Verständnis dafür, was Sie mitteilen möchten. Es ist auch hilfreich, bereits einen klaren Betreff im Kopf zu haben.
Denken Sie daran, dass Professoren oft mit Hunderten von Studenten zu tun haben. Erleichtern Sie es ihnen, sofort zu verstehen, wer Sie sind und was Sie benötigen. Dies erhöht die Chancen auf eine schnelle und hilfreiche Antwort.
Die E-Mail-Adresse des Professors erhalten
Die meisten Universitäten und Hochschulen haben Verzeichnisse auf ihren Websites, wo Sie die E-Mail-Adressen der Dozenten finden können. Wenn Sie sie dort nicht finden können, überprüfen Sie das Lehrplan. Professoren fügen oft ihre Kontaktdaten dort ein.
Wenn alles andere fehlschlägt, fragen Sie einfach. Es ist nicht unhöflich, einen Professor oder eine Lehrassistenz nach der E-Mail-Adresse des Professors zu fragen. Sie werden Ihre Initiative, die richtigen Informationen zu suchen, zu schätzen wissen.
Die richtige Anrede wählen
Die Anrede bestimmt den Ton für den Rest der E-Mail. Es ist wichtig, das richtige Gleichgewicht zwischen Formalität und Freundlichkeit zu finden. „Sehr geehrter Professor [Nachname]“ ist eine sichere und respektvolle Wahl. Wenn Sie wissen, dass der Professor einen anderen Titel bevorzugt (wie Dr. oder Professor Emeritus), verwenden Sie diesen stattdessen.
Vermeiden Sie es, Vornamen zu verwenden, es sei denn, der Professor hat Sie ausdrücklich darum gebeten. Dies kann als zu lässig und respektlos empfunden werden.
Eine klare Betreffzeile formulieren
Die Betreffzeile ist das Erste, was der Professor sehen wird, also machen Sie sie aussagekräftig. Sie sollte prägnant, spezifisch und relevant für den Inhalt der E-Mail sein. Zum Beispiel ist „Frage zu der Aufgabe, die am [Datum] fällig ist“ viel effektiver als „Hilfe!“.
Eine gute Betreffzeile hilft dem Professor, die Dringlichkeit und Relevanz Ihrer E-Mail zu verstehen. Sie erleichtert es ihnen auch, Ihre E-Mail später wiederzufinden, falls sie darauf zurückgreifen müssen.
Die E-Mail schreiben
Jetzt, da Sie vorbereitet sind, ist es Zeit, die E-Mail zu schreiben. Halten Sie sie prägnant, höflich und professionell. Stellen Sie sicher, dass Sie sich vorstellen, Ihren Zweck angeben und mit einem respektvollen Abschluss enden.
Denken Sie daran, dies ist keine Textnachricht oder ein Beitrag in sozialen Medien. Vermeiden Sie Slang, Abkürzungen und Emojis. Verwenden Sie vollständige Sätze, korrekte Grammatik und Zeichensetzung.
Sich selbst vorstellen
Beginnen Sie die E-Mail mit einer Vorstellung. Geben Sie Ihren vollständigen Namen, den Kurs, den Sie bei dem Professor besuchen, und andere relevante Informationen an. Dies hilft dem Professor, Sie einzuordnen.
Sie könnten beispielsweise mit „Mein Name ist [Ihr Name], und ich bin in Ihrem Kurs [Kursname] am [Tag und Uhrzeit].“ beginnen.
Den Zweck klarstellen
Nachdem Sie sich vorgestellt haben, kommen Sie direkt auf den Punkt. Erklären Sie klar den Grund für Ihre E-Mail. Ob Sie eine Frage zu einer Aufgabe, ein Anliegen bezüglich einer Note oder eine Anfrage zu Sprechzeiten haben, stellen Sie sicher, dass es klar und präzise ist.
Denken Sie daran, respektvoll und verständnisvoll gegenüber der Zeit des Professors zu sein. Vermeiden Sie es, Forderungen zu stellen oder anspruchsvoll zu klingen. Formulieren Sie Ihre Anfragen höflich und zeigen Sie Wertschätzung für ihre Hilfe.
Die E-Mail abschließen
Beenden Sie die E-Mail mit einem höflichen Abschluss, gefolgt von Ihrem vollständigen Namen. „Danke“, „Beste“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ sind alles gute Optionen. Dies hinterlässt einen positiven letzten Eindruck.
Bevor Sie auf „Senden“ klicken, überprüfen Sie die E-Mail auf Tippfehler oder Fehler. Eine gut geschriebene, fehlerfreie E-Mail zeigt, dass Sie Mühe und Sorgfalt in Ihre Kommunikation gesteckt haben.
Nachfassen
Wenn Sie innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens (in der Regel einige Tage bis zu einer Woche) keine Antwort erhalten, ist es angemessen, eine höfliche Nachfass-E-Mail zu senden. Wiederholen Sie Ihre ursprüngliche Anfrage und drücken Sie Ihre Vorfreude auf eine Rückmeldung aus.
Denken Sie daran, Geduld ist der Schlüssel. Professoren sind beschäftigt, und es kann einige Zeit dauern, bis sie antworten. Wenn Sie jedoch die Richtlinien in diesem Leitfaden befolgt haben, haben Sie alles getan, um eine positive und produktive Kommunikation sicherzustellen.
