Wie man Besprechungsnotizen macht?
Effektive Besprechungsnotizen zu nehmen, ist eine entscheidende Fähigkeit in der Berufswelt. Es ermöglicht Ihnen, das Wesentliche einer Besprechung festzuhalten, einschließlich der getroffenen Entscheidungen und der ausgetauschten Ideen. Diese Fähigkeit kann Ihre Produktivität und Effektivität am Arbeitsplatz erheblich verbessern. Aber wie genau nehmen Sie Besprechungsnotizen? Dieser Leitfaden wird Sie durch den Prozess führen und Ihnen Tipps und Strategien an die Hand geben, um diese unerlässliche Fähigkeit zu meistern.
Die Bedeutung von Besprechungsnotizen verstehen
Bevor wir uns mit dem Wie befassen, ist es wichtig zu verstehen, warum das Anfertigen von Besprechungsnotizen unerlässlich ist. Besprechungsnotizen dienen als schriftlicher Nachweis dessen, was während einer Besprechung besprochen und entschieden wurde. Sie können zur Klarstellung herangezogen werden, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Darüber hinaus können Besprechungsnotizen denjenigen helfen, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, um sich darüber zu informieren, was sie verpasst haben. Sie können auch als Referenz für zukünftige Besprechungen verwendet werden, um den Fortschritt zu verfolgen und auf Aktionspunkte zurückzukommen.
Zu guter Letzt können Besprechungsnotizen Ihnen helfen, während der Besprechung engagiert zu bleiben. Es fördert aktives Zuhören und hilft Ihnen, die besprochenen Informationen besser zu verstehen und zu merken.
Vorbereitung auf die Besprechung
Die Tagesordnung überprüfen
Die Vorbereitung ist der Schlüssel, wenn es darum geht, effektive Besprechungsnotizen zu machen. Beginnen Sie mit der Überprüfung der Tagesordnung der Besprechung. Dies gibt Ihnen einen Überblick darüber, welche Themen besprochen werden und ermöglicht es Ihnen, Ihre Notizen entsprechend zu strukturieren.
Darüber hinaus kann es hilfreich sein, sich mit der Tagesordnung vertraut zu machen, um wichtige Punkte und Fragen vorherzusehen, sodass Sie detailliertere und relevantere Notizen festhalten können.
Wählen Sie Ihre Notizmethode
Es gibt verschiedene Methoden zur Notizaufnahme, und die beste für Sie hängt von Ihren persönlichen Vorlieben und der Art der Besprechung ab. Einige Leute bevorzugen traditionelle Stift und Papier, während andere digitale Tools wie Laptops oder Tablets nutzen.
Welches Medium Sie auch wählen, stellen Sie sicher, dass es Ihnen ermöglicht, schnell und effizient Notizen zu machen. Wenn Sie ein digitales Werkzeug verwenden, vergewissern Sie sich, dass Sie mit seinen Funktionen und Möglichkeiten vertraut sind, um während der Besprechung nicht durcheinander zu kommen.
Während der Besprechung
Auf die Hauptpunkte konzentrieren
Wenn Sie während der Sitzung Notizen machen, konzentrieren Sie sich darauf, die Hauptpunkte festzuhalten. Dazu gehören getroffene Entscheidungen, Aktionspunkte und wichtige Ideen oder Einblicke. Vermeiden Sie es, alles wörtlich mitzuschreiben, da dies überwältigend sein kann und dazu führen kann, dass Sie wichtige Punkte übersehen.
Stattdessen verwenden Sie Abkürzungen oder Kurzschrift, um Ihre Notizen zu beschleunigen. Ziehen Sie auch in Betracht, Symbole oder Markierungen zu verwenden, um wichtige Punkte oder Aktionspunkte zu kennzeichnen.
Unklare Punkte klären
Wenn während der Besprechung etwas unklar ist, zögern Sie nicht, um Klarstellung zu bitten. Es ist besser, die Informationen richtig zu verstehen, als ungenaue oder unvollständige Notizen zu haben.
Wenn es Aktionspunkte oder Entscheidungen gibt, über die Sie sich unsicher sind, bestätigen Sie diese, bevor die Sitzung endet. Das stellt sicher, dass Ihre Notizen genau sind und dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Nach der Besprechung
Überprüfen und Organisieren Ihrer Notizen
Nehmen Sie sich nach der Sitzung etwas Zeit, um Ihre Notizen zu überprüfen und zu organisieren. Dies kann Ihnen helfen, die Informationen besser zu verstehen und sicherzustellen, dass sie korrekt festgehalten werden.
Überlegen Sie, die Hauptpunkte zusammenzufassen oder eine Liste von Aktionspunkten für eine einfache Referenz zu erstellen. Achten Sie auch auf Bereiche, die Klarstellungen oder Nachverfolgungen benötigen.
Die Besprechungsnotizen verteilen
Wenn Sie für die Verteilung der Besprechungsnotizen verantwortlich sind, tun Sie dies umgehend. So haben alle Zugriff auf die Informationen, solange sie noch frisch in den Köpfen sind.
Stellen Sie sicher, dass die Notizen klar und verständlich sind, und fügen Sie alle notwendigen Anhänge oder ergänzenden Materialien hinzu. Seien Sie auch offen für Feedback und bereit, notwendige Anpassungen vorzunehmen.
Ihre Notizfähigkeiten verbessern
Wie bei jeder Fähigkeit erfordert es Übung, effektive Besprechungsnotizen zu nehmen. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Ihre Notizen anfangs nicht perfekt sind. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, Ihre Technik im Laufe der Zeit zu verbessern und zu verfeinern.
Erwägen Sie, von Ihren Kollegen oder Vorgesetzten Feedback einzuholen, um Bereiche zu identifizieren, in denen Sie sich verbessern können. Experimentieren Sie auch mit verschiedenen Methoden und Strategien zur Notizaufnahme, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert.
Denken Sie daran, das Ziel der Besprechungsnotizen ist es nicht, jedes einzelne Detail festzuhalten, sondern einen klaren und prägnanten Nachweis über die Besprechung zu bieten. Mit Übung und Geduld können Sie diese wertvolle Fähigkeit meistern und ein effektiverer und produktiverer Profi werden.
